Dataskyddsbeskrivning

1. Personuppgiftsansvarig

Kyrkans mediestiftelse sr
PB 210
00131 Helsingfors

Kontaktperson:

Stiftelsens ombud Anna Patronen
PB 210
00131 Helsingfors

Tel. +358 50 4723 031
kirkonmediasaatio@evl.fi

2. Registrets namn

Kyrkans mediestiftelses personregister

3. Ändamål och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Stiftelsens syfte är att utifrån värdegrunden hos Finlands evangelisk-lutherska kyrka stödja och främja produktion, spridning och visning av program som behandlar religion och livsåskådning samt andra projekt inom elektroniska medier i riksomfattande medier. Detta syfte förverkligar stiftelsen genom att dela ut understöd två gånger om året. För att ansöka om understöd lämnar den sökande de personuppgifter som efterfrågas i ansökan till stiftelsen för beslutsfattandet.

Behandlingen av uppgifterna grundar sig på personuppgiftslagen (523/1999). Från och med 25.5.2018 är den rättsliga grunden för Kyrkans mediestiftelses verksamhet artiklarna 6.1 (a), 6.1 (b), 6.1 (e) och 6.1 (f) i dataskyddsförordningen.

4. Beskrivning av de registrerades grupper och tillhörande uppgifter eller uppgiftskategorier:

De registrerades grupper utgörs av de understödsansökningar som inkommer två gånger om året och de sammanställningar som görs av dem samt av uppgifter som hänför sig till utbetalningar av understöd till sökande som beviljats stöd. Dessutom utgörs grupperna av de uppgifter om medlemmar i stiftelsens styrelse och förvaltningsråd som behövs för stiftelseregistret och utbetalningarna.

De registrerade uppgifterna omfattar namn och kontaktuppgifter (adress, e-post, telefon) för alla som ansöker om understöd samt, för dem som beviljats stöd, utöver nämnda uppgifter de personbeteckningar och bankkontouppgifter som behövs för utbetalningen. Dessutom innehåller de registrerade uppgifterna adress-, person- och bankkontouppgifter för medlemmarna i stiftelsens styrelse och förvaltningsråd samt de uppgifter om närståendekrets som stiftelselagen förutsätter.

5. Mottagare av uppgifter:

Namn- och adressuppgifterna för de sökande i ansökningarna lämnas till medlemmarna i stiftelsens styrelse för behandlingen av ansökningarna. Dessutom innehas personbeteckningar och bankkontouppgifter för dem som beviljats stöd av den bokförare som sköter stiftelsens utbetalningar. Uppgifter om en enskild stipendiat lämnas, när de fastställda villkoren för beviljande av understöd (arbetets längd och det beviljade understödets belopp) uppfylls, till Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt för ordnande av stipendiatens pensionsförsäkring (141 b § i LFöPL). Uppgifter om medlemmarna i förvaltningsorganen lämnas till Patent- och registerstyrelsens stiftelseregister i den omfattning som stiftelselagen förutsätter. När fattade understödsbeslut offentliggörs anges namnet på upphovspersonen för det understödda projektet.

6. Användning av artificiell intelligens

Kyrkans mediestiftelses ansökningssystem använder Microsoft Azures AI-tjänster i EU-området för följande ändamål: handledningsstöd för huvudanvändare, språköversättningar, sammanfattning av bedömartexter och generering av svarsförslag på sökandens meddelanden. Sökandens meddelanden pseudonymiseras före behandling. Sådant automatiserat beslutsfattande som avses i artikel 22 GDPR utförs inte. Personuppgiftsbiträde: Microsoft Ireland. AI-utvärderingssammanfattningar bevaras högst lika länge som ursprungliga utvärderingar; tekniska loggar högst 12 mån; sessionsinnehåll lagras inte permanent.

7. Överföring av uppgifter utanför EU/EES:

Registrerade uppgifter överförs inte utanför EU/EES.

8. Beskrivning av principerna för skyddet av registret:

Det register som uppstår av understödsansökningarna och de tillhörande utbetalningsuppgifterna skyddas genom många olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Tillgång till personuppgifterna i registret har endast de anställda och administratörer vars arbetsuppgifter förutsätter det. Användningen av systemen kräver åtminstone inmatning av ett personligt användarnamn och lösenord. De anställda hos den personuppgiftsansvarige är bundna av ett sekretessavtal som gäller personuppgifter. Åtkomsträttigheterna till uppgifterna är rollbaserade och användarna har tillgång endast till de uppgifter som är nödvändiga för dem. Systemen finns i ett låst utrymme dit obehöriga inte har tillträde.

9. Uppgift om förvaringstid:

Alla understödsansökningar förvaras under understödsansökningsprocessen och raderas två månader efter ansökningsomgången i fråga, med undantag för de ansökningar som stiftelsen beviljar understöd. De understödsansökningar och utbetalningsuppgifter som hänför sig till dessa förvaras under den tid som utbetalningsschemat samt de skyldigheter som följer av lagar (såsom bokföringslagen) och förordningar i anslutning till utbetalningen kräver. Uppgifter om arvoden och ersättningar som betalas till stiftelsens förvaltningsorgan och anställda förvaras under den tid som lagars och förordningars skyldigheter kräver.

10. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att:

Begära att den personuppgiftsansvarige ger tillgång till de personuppgifter som gäller honom eller henne själv samt rätt att begära rättelse eller radering av dessa uppgifter, med beaktande av de bestämmelser om förvaring av uppgifter som lagen förutsätter.

Begära att den personuppgiftsansvarige begränsar behandlingen av de personuppgifter som gäller honom eller henne själv eller invända mot behandlingen samt rätt att överföra uppgifterna från ett system till ett annat.

Till den del behandlingen av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke, rätt att återkalla samtycket när som helst, utan att detta påverkar lagligheten av den behandling som utförts med stöd av samtycket innan det återkallades.

Lämna in klagomål om behandlingen av personuppgifter till den nationella tillsynsmyndigheten, om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter som gäller honom eller henne bryter mot EU:s allmänna dataskyddsförordning.

Den nationella tillsynsmyndighetens kontaktuppgifter är:

Dataombudsmannens byrå
PB 800, Bangårdsvägen 9, 00521 Helsingfors
tel. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi