Dataskyddsbeskrivning

1. Rekisterinpitäjä

Kirkon mediasäätiö sr
PL 210
00131 Helsinki

Yhteyshenkilö:

Säätiön asiainhoitaja Anna Patronen
PL 210
00131 Helsinki

P. +358 50 4723 031
kirkonmediasaatio@evl.fi

2. Rekisterin nimi

Kirkon mediasäätiön henkilörekisteri

3.Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Säätiön tarkoituksena on Suomen evankelis-luterilaisen kirkon arvoperustalta lähtien tukea ja edistää uskontoa ja elämänkatsomusta käsittelevien ohjelmien sekä muiden sähköisen median hankkeiden tekemistä, levittämistä ja esittämistä valtakunnallisissa medioissa. Tätä tarkoitustaan säätiö toteuttaa jakamalla tukea kaksi kertaa vuodessa. Tuen hakua varten tuenhakija luovuttaa tukihakemuksessa pyydetyt henkilötiedot säätiölle päätöksen tekoa varten.

Tietojen käsittely perustuu henkilötietolakiin (523/1999). 25.5.2018 alkaen oikeusperusteina Kirkon mediasäätiön toiminalle ovat tietosuoja-asetuksen 6.1 (a), 6.1 (b), 6.1. (e) ja 6.1. (f) artikla.

4. Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä ja näihin liittyvistä tiedoista tai tietoryhmistä:

Rekisteröityjen ryhmät muodostuvat kaksi kertaa vuodessa saapuvista tukihakemuksista ja niistä tehtävistä yhteenvedoista sekä tukea saaneiden hakijoiden tuen maksatuksiin liittyvistä tiedoista. Lisäksi rekisteröidyt ryhmät muodostuvat säätiön hallituksen ja hallintoneuvoston jäsenten säätiörekisteriä ja maksatuksia varten tarvittavista tiedoista.

Rekisteröidyt tiedot käsittävät kaikkien tuenhakijoiden nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelin) sekä tukea saaneiden henkilöiden osalta em. tietojen lisäksi maksatusta varten tarvittavat henkilötunnus- ja pankkiyhteystiedot. Lisäksi rekisteröidyt tiedot sisältävät säätiön hallituksen ja hallintoneuvoston jäsenten osoite, henkilö- ja pankkiyhteystiedot sekä säätiölain edellyttämät lähipiiritiedot.

5.Tietojen saajat:

Hakemuksissa olevat tuenhakijoiden nimi- ja osoitetiedot annetaan säätiön hallituksen jäsenille hakemusten käsittelyä varten, lisäksi tukea saaneiden henkilöiden henkilötunnus- ja pankkiyhteystiedot ovat maksatuksen hoitavan säätiön kirjanpitäjän hallussa. Yksittäisen apurahansaajan tietoja annetaan tuen myöntämiseen liittyvien määriteltyjen ehtojen (työskentelyn kesto ja myönnetyn apurahan määrä) täyttyessä Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle apurahansaajan eläkevakuutuksen järjestämiseksi (MYEL 141 b§). Hallintoelinten jäsenten tiedot luovutetaan Patentti- ja rekisterihallituksen säätiörekisteriin säätiölain edellyttämässä laajuudessaan. Tehdyistä tukipäätöksistä tiedotettaessa mainitaan tuetun hankkeen tekijän nimitieto.

6.Tietojen siirto EU:n / ETA:n ulkopuolelle:

Rekisteröityjä tietoja ei siirretä EU:n / ETA:n ulkopuolelle.

7. Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista:

Tukihakemuksista ja niihin liittyvistä maksatustiedoista syntyvä rekisteri on suojattu monin eri tietoteknisin ja organisatorisin toimin. Pääsy rekisterin mukaisiin henkilötietoihin on vain niillä työtekijöillä ja ylläpitäjillä, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Järjestelmien käyttö edellyttää vähintään henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Rekisterinpitäjän palveluksessa olevia työntekijöitä sitoo henkilötieto koskeva salassapitosopimus. Pääsyoikeudet tietoihin ovat roolipohjaisia ja käyttäjillä on pääsy vain hänelle tarpeellisiin tietoihin. Järjestelmä sijaitsevat lukitussa tilassa, johon on asiattomilta pääsy kielletty.

8.Tieto säilytysajasta:

Kaikki tukihakemukset säilytetään tuenhakuprosessin ajan ja poistetaan kaksi kuukautta ko. tuenhakukierroksen jälkeen lukuun ottamatta niitä hakemuksia, joille säätiö myöntää tukea. Näihin liittyvät tukihakemukset ja maksatustiedot säilytetään maksatusaikataulun sekä maksatukseen liittyvien lakien (kuten kirjanpitolaki) ja asetusten velvoitteiden ajan.   Säätiön hallintoelimille ja työntekijöille maksettavien palkkioiden ja korvausten tiedot säilytetään lakien ja asetusten velvoiteaikojen ajan.

9.Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista ottaen huomioon lain edellyttämien tietojen säilyttämiseen liittyvät määräykset.

Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi